LA FUNCIÓN DEL ADMINISTRADOR
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
Alfredo Euzaid Morales Melo Facilitador: Jesús Ricardo Castro Barreras
Introducción
El siguiente documento pretende recaudar ejemplos de ejemplos donde se observe la función que desempeña el administrador, con la finalidad de comprender detalladamente las funciones de este y poder enlazarla con caso de la vida cotidiana.
Los temas de importancia son:
Los temas de importancia son:
Cualitativa: con enfoque a las personas.
Cuantitativa: con enfoque en las mediciones.
Tomando decisiones: con enfoque a las metas estratégicas de la organización.
Cuantitativa: con enfoque en las mediciones.
Tomando decisiones: con enfoque a las metas estratégicas de la organización.
Daremos pie a la presentación en el orden estipulado.
Cualitativa
Para tomar decisiones es indispensable llevar un control y una planeación, para ello se deben de conocer las técnicas que pueden favorecer este control y llevar de la mano la planeación y así tomar decisiones más acertadas. Estas pueden ser técnicas cualitativas o cuantitativas, de ellas depende la toma de decisiones para el mejoramiento de las áreas de oportunidad y cumplir con los objetivos establecidos.
CASO 1
En el área de transportes y logística se requiere de ciertas técnicas cualitativas para incrementar la productividad y reducir costos, así como mejorar el servicio proporcionado y estas técnicas o medios están basados en juicios subjetivos e intuiciones, pueden o no tener un sistema.
En el área de transportes y logística se requiere de ciertas técnicas cualitativas para incrementar la productividad y reducir costos, así como mejorar el servicio proporcionado y estas técnicas o medios están basados en juicios subjetivos e intuiciones, pueden o no tener un sistema.
En la empresa donde estoy laborando actualmente de logística y transportes se utiliza la técnica Delfos, esta consiste en dar opiniones de los empleados en este caso de los choferes en especial, al momento de requerir junta ellos pueden expresarse libremente y sus comentarios son de gran aportación ya que se resuelven temas como el incremento de la gasolina, la delincuencia en las carreteras federales, la corrupción por parte de policías federales de caminos, los tiempos de las rutas, las condiciones de las unidades, entre otras cosas.
En este caso las cualidades de los choferes nos dan un panorama más amplio de lo que pasa en el campo de trabajo, logrando dejar una planeación previniendo los problemas planteados o las solicitudes para mejorar las condiciones de trabajo, el servicio y la productividad. En base a esto se pueden tomar decisiones como lo son la compra de seguros, las denuncias, la protección del empleado, la sustitución de unidades o el cambio de rutas alternas, todo esto en base a tomar en cuenta esta simple técnica.
En este caso las cualidades de los choferes nos dan un panorama más amplio de lo que pasa en el campo de trabajo, logrando dejar una planeación previniendo los problemas planteados o las solicitudes para mejorar las condiciones de trabajo, el servicio y la productividad. En base a esto se pueden tomar decisiones como lo son la compra de seguros, las denuncias, la protección del empleado, la sustitución de unidades o el cambio de rutas alternas, todo esto en base a tomar en cuenta esta simple técnica.
CASO 2
Otro caso es cuando la empresa se encuentra en dificultades económicas, hace poco la empresa fuerte de telefonía celular Motorola rompió relaciones con Telcel su operadora telefónica que distribuía sus equipos.
Al momento de rompimiento de contrato para prestación de servicios y distribución, los empleos quedan a la deriva pues la entrada de utilidad baja de un margen considerable así que es momento de tomar decisiones de los empleados en cuanto a sus cualidades, se comienza la junta para tomar la decisión si liquidar al personal que no se pueda sostener, pero para ello se hace un análisis muy enfocado a quien puede ser de utilidad para la empresa para mantener el personal que aporte un potencial considerable. Es ahí cuando se empiezan a analizar las cualidades de los empleados de manera individual y colectiva para deducir quien puede ser productivo.
Otro caso es cuando la empresa se encuentra en dificultades económicas, hace poco la empresa fuerte de telefonía celular Motorola rompió relaciones con Telcel su operadora telefónica que distribuía sus equipos.
Al momento de rompimiento de contrato para prestación de servicios y distribución, los empleos quedan a la deriva pues la entrada de utilidad baja de un margen considerable así que es momento de tomar decisiones de los empleados en cuanto a sus cualidades, se comienza la junta para tomar la decisión si liquidar al personal que no se pueda sostener, pero para ello se hace un análisis muy enfocado a quien puede ser de utilidad para la empresa para mantener el personal que aporte un potencial considerable. Es ahí cuando se empiezan a analizar las cualidades de los empleados de manera individual y colectiva para deducir quien puede ser productivo.
CASO 3
Un caso más, cualitativo es el momento de contratación de personal nuevo donde influye que capacidades tiene el empleado y si este es apto o no para las condiciones del trabajo que se tiene que realizar dentro de la empresa, podemos ejemplificar que: no podemos contratar un licenciado en comunicación cuando necesitamos un ingeniero en sistemas computacionales para esa área pues de la teoría a la práctica hay un gran abismo que no permitiría que las tareas se desarrollen con plenitud. Como este caso hay muchos más que solo mediante la vivencia y la práctica se gana experiencia y de ellas nacen nuestras técnicas para tomar decisiones en base a las necesidades de la empresa.
Un caso más, cualitativo es el momento de contratación de personal nuevo donde influye que capacidades tiene el empleado y si este es apto o no para las condiciones del trabajo que se tiene que realizar dentro de la empresa, podemos ejemplificar que: no podemos contratar un licenciado en comunicación cuando necesitamos un ingeniero en sistemas computacionales para esa área pues de la teoría a la práctica hay un gran abismo que no permitiría que las tareas se desarrollen con plenitud. Como este caso hay muchos más que solo mediante la vivencia y la práctica se gana experiencia y de ellas nacen nuestras técnicas para tomar decisiones en base a las necesidades de la empresa.
En los casos cualitativos interviene mucho los valores como lo son responsabilidad, objetividad, la ética profesional para tomar decisiones a favor de todos sobre todo en la parte de la selección el personal, muchas veces elegimos la amistad sobre el trabajo y la responsabilidad, cuando eso puede perjudicar la operación de la empresa así mismo el fracaso del personal que está laborando logrando poner la empresa en pérdidas de empleo por mencionar algunos.
Cuantitativa
Así como tenemos las técnicas cualitativas, también se pueden visualizar técnicas cuantitativas, esto va más enfocado a lo numérico, no necesariamente en dinero, también en personal ocupado, número de unidades entre otras.
CASO 1
En el área de transportes encontramos mucho una técnica muy común que se llama pronósticos, la finalidad de la técnica es hacer un cálculo con algunas fórmulas matemáticas y con datos anteriores para predecir la toma de decisión de futuros cercanos, podemos ejemplificar en el caso de hacer un pronóstico cuando se toma un viaje, se puede calcular la distancia y tiempo de entrega de algún pedido, en base a ello comprometerse en la entrega del mismo tomando en cuenta que ya se tenía un plan listo al haber analizado los pronósticos elaborados previamente.
En el área de transportes encontramos mucho una técnica muy común que se llama pronósticos, la finalidad de la técnica es hacer un cálculo con algunas fórmulas matemáticas y con datos anteriores para predecir la toma de decisión de futuros cercanos, podemos ejemplificar en el caso de hacer un pronóstico cuando se toma un viaje, se puede calcular la distancia y tiempo de entrega de algún pedido, en base a ello comprometerse en la entrega del mismo tomando en cuenta que ya se tenía un plan listo al haber analizado los pronósticos elaborados previamente.
CASO 2
Otro ejemplo muy fuerte es el Análisis costo beneficio, pué siempre se busca reducir el costo y tener más beneficios como es buscar el menor desgaste y pago de combustibles de las unidades, pero a su vez sigan brindando un buen servicio y así tomar una decisión que vuelva productivas las unidades. De esta manera se obtiene un estudio previo de costo de proveedores o de algunos movimientos, de esta manera imponer un precio final o simplemente en algún movimiento interno que deba aplicarse.
Otro ejemplo muy fuerte es el Análisis costo beneficio, pué siempre se busca reducir el costo y tener más beneficios como es buscar el menor desgaste y pago de combustibles de las unidades, pero a su vez sigan brindando un buen servicio y así tomar una decisión que vuelva productivas las unidades. De esta manera se obtiene un estudio previo de costo de proveedores o de algunos movimientos, de esta manera imponer un precio final o simplemente en algún movimiento interno que deba aplicarse.
CASO 3
Un ejemplo más es la ocupación de insumos para el rendimiento de la empresa se debe buscar el material necesario como lo son hojas, impresoras, los programas de facturación y algunos más, para poder reducir el gasto de manera interna y poder obtener el mayor margen de utilidad, con esto lograr el financiamiento de nuevos proyectos las comisiones para empleados e incrementar el capital de la empresa.
Un ejemplo más es la ocupación de insumos para el rendimiento de la empresa se debe buscar el material necesario como lo son hojas, impresoras, los programas de facturación y algunos más, para poder reducir el gasto de manera interna y poder obtener el mayor margen de utilidad, con esto lograr el financiamiento de nuevos proyectos las comisiones para empleados e incrementar el capital de la empresa.
En estos casos es importante el valor de la honradez, con esto se es más claro y objetivo al momento de ejecutar números de costos, en personal y sobre todo en producción. El manejo de números también implica responsabilidad ya que también los fracasos deben ser bien adoptados por un buen líder y asumir las consecuencias de un mal cálculo que ponga la empresa en aprietos. La ética debe estar de la mano pues no podemos aceptar un trabajo e incrementar números o inflarlos cuando realmente no es posible hacerlo solo por quedar bien con lo superiores, es así como se va formar un carácter pues la responsabilidad de dirigir con lleva a compromisos también legales sobre todo cuando representamos el manejo de empresas que son ajenas a nuestra propiedad. Se debe tener conciencia al momento de hacer los números pues deben ser beneficios tanto para empresa como cliente final eso hará posicionar al negocio en un lugar privilegiado y con las metas más claras
Toma de decisiones
En la toma de decisiones el administrador juega un papel importante y contiene distintos enfoques, ya que en la administración todo es adaptable al escenario en el que se ejerce, sabemos que es una responsabilidad básica del administrador esta debe estar fundamentada por los análisis previos de la situación para tomar la decisión correcta y que beneficie a la empresa u organización, para ello se requiere de un plan previo organizacional de las metas que se pretenden.
CASO 1
En el área de transportes la toma de decisiones es importante sobre todo en la logística aquí más que nada se basa en reducción de tiempos y costos para el transporte de mercancías con eficiencia, por ello cada decisión que se toma es importante. Una meta reciente era la construcción de un plan de distribución de productos Santa Clara, para ello se revisó primero la cantidad a distribuir, después se observó las rutas a distribuir el producto dividiéndose en posibles rutas y cargos de mercancía, una vez teniendo esta primera vista vemos que en el viaje de la primer ruta se verán 15 tiendas con 200 lts a distribuir, el segundo viaje es 350 lts en un trayecto de 8 tiendas logrando así dos panoramas:
En el área de transportes la toma de decisiones es importante sobre todo en la logística aquí más que nada se basa en reducción de tiempos y costos para el transporte de mercancías con eficiencia, por ello cada decisión que se toma es importante. Una meta reciente era la construcción de un plan de distribución de productos Santa Clara, para ello se revisó primero la cantidad a distribuir, después se observó las rutas a distribuir el producto dividiéndose en posibles rutas y cargos de mercancía, una vez teniendo esta primera vista vemos que en el viaje de la primer ruta se verán 15 tiendas con 200 lts a distribuir, el segundo viaje es 350 lts en un trayecto de 8 tiendas logrando así dos panoramas:
1) Tener en cuenta que otro tipo de mecánica de otra empresa queda en ruta entregar anexarla tomar un peso total y capacidad cubica total para tomar una nueva ruta alterna que lleven a optimizar los siguientes recursos
a) La reducción de combustible
b) La entrega inmediata de ambas empresas o las que puedan incorporarse
c) Aprovechamiento del espacio
d) Horarios elaborados a conveniencia mutua
e) Las entregas especiales se harán en un oficio por separado y solicitado
f) Contratación de menos choferes en ruta
g) Reduce el costo de viaje un poco más de lo habitual
a) La reducción de combustible
b) La entrega inmediata de ambas empresas o las que puedan incorporarse
c) Aprovechamiento del espacio
d) Horarios elaborados a conveniencia mutua
e) Las entregas especiales se harán en un oficio por separado y solicitado
f) Contratación de menos choferes en ruta
g) Reduce el costo de viaje un poco más de lo habitual
2) Hacer un plan exclusivo para este caso la empresa santa clara y colocar unidades de entrega directas para el adaptando los horarios de manera a que estos les convenga y choferes a disposición en la empresa ahí tomamos en cuenta los siguientes puntos:
a) La exclusividad de la empresa tiene también la parte de publicidad el cliente podría tener serigrafía en el transporte con la marca comercial.
b) Se adapta a los horarios a la empresa incluso las entregas especiales estarán incluidas.
c) Necesitamos contratación de choferes que trabajen por comisión y adaptarlos en horarios.
d) Se incrementa un poco más el costo pero con el plus de garantía de entrega flexibilidad de horarios y la publicidad manejada en la unidad e incluso si el cliente lo requiere se pueden generar uniformes específicos de su marca
a) La exclusividad de la empresa tiene también la parte de publicidad el cliente podría tener serigrafía en el transporte con la marca comercial.
b) Se adapta a los horarios a la empresa incluso las entregas especiales estarán incluidas.
c) Necesitamos contratación de choferes que trabajen por comisión y adaptarlos en horarios.
d) Se incrementa un poco más el costo pero con el plus de garantía de entrega flexibilidad de horarios y la publicidad manejada en la unidad e incluso si el cliente lo requiere se pueden generar uniformes específicos de su marca
En ambas opciones está incluido los seguros por robo accidente, se tiene estas opciones en base al estudio de lo que el cliente podría necesitar y se crean para diversificar el costo beneficio teniendo dos tipos de servicios, en ambas se tiene en cuenta que las unidades las manejamos nosotros mismos por lo tanto el mantenimiento va por nuestra cuenta y el cliente podrá estar despreocupado de esos detalles.
También podemos manejar las unidades específicas del cliente y si él cuenta con su propia flotilla existirían otros tipos de planes alternos donde el beneficio sea distinto como el mantenimiento de unidades por nuestra parte los choferes con experiencia la logística y almacenamiento por nuestra cuenta despreocupándose de un gasto más para el cliente.
Estos planes se iban creando conforme el gerente de la empresa iba observando que las necesidades de cada empresa eran distintas a partir de juntas donde se platicaban opiniones que los operadores y agentes de ventas de servicios nos daban logrando transformar el plan inicial que se llevaba desde un principio y de años.
Logrando adaptarse al cambio y los requerimientos de las empresas no dejando nunca un hueco donde no se pueda competir, logrando demostrar que esta empresa es y seguirá siendo opción por su flexibilidad y experiencia en distintas áreas.
También podemos manejar las unidades específicas del cliente y si él cuenta con su propia flotilla existirían otros tipos de planes alternos donde el beneficio sea distinto como el mantenimiento de unidades por nuestra parte los choferes con experiencia la logística y almacenamiento por nuestra cuenta despreocupándose de un gasto más para el cliente.
Estos planes se iban creando conforme el gerente de la empresa iba observando que las necesidades de cada empresa eran distintas a partir de juntas donde se platicaban opiniones que los operadores y agentes de ventas de servicios nos daban logrando transformar el plan inicial que se llevaba desde un principio y de años.
Logrando adaptarse al cambio y los requerimientos de las empresas no dejando nunca un hueco donde no se pueda competir, logrando demostrar que esta empresa es y seguirá siendo opción por su flexibilidad y experiencia en distintas áreas.
CASO 2
En la empresa de Motorola con las dificultades que atraviesa tiene que tomar grandes decisiones como lo son el decidir dejar perder un importante socio (Telcel), o comenzar un plan emergente en esta área el haber ejecutado los papeles anteriores es muy importante pues se debe tener números reales y precisos como las condiciones cualitativas del personal, no olvidando tener claro que el objetivo de la empresa era posicionar la marca en México por su calidad y precio. Entonces la toma de decisión se cierra a dos opciones recuperar el socio importante de la empresa o tener un plan emergente que con las nuevas reformas beneficien a esta, como por ejemplo la venta de telefonía libre mediante nuevos canales de manera estratégica.
Es ahí donde interviene el ingenio para poder interpretar los análisis previos realizados, no perder la objetividad muchas veces el perder un socio como este implica una dependencia de la empresa y nuevos proyectos, otras veces podría ser un gran importante socio que nos traiga innovaciones de ventas y proyectos alternos.
En la empresa de Motorola con las dificultades que atraviesa tiene que tomar grandes decisiones como lo son el decidir dejar perder un importante socio (Telcel), o comenzar un plan emergente en esta área el haber ejecutado los papeles anteriores es muy importante pues se debe tener números reales y precisos como las condiciones cualitativas del personal, no olvidando tener claro que el objetivo de la empresa era posicionar la marca en México por su calidad y precio. Entonces la toma de decisión se cierra a dos opciones recuperar el socio importante de la empresa o tener un plan emergente que con las nuevas reformas beneficien a esta, como por ejemplo la venta de telefonía libre mediante nuevos canales de manera estratégica.
Es ahí donde interviene el ingenio para poder interpretar los análisis previos realizados, no perder la objetividad muchas veces el perder un socio como este implica una dependencia de la empresa y nuevos proyectos, otras veces podría ser un gran importante socio que nos traiga innovaciones de ventas y proyectos alternos.
CASO 3
Al momento de contratación de nuevo personal se debe velar por los intereses de la empresa más que de los personales, pues los empleados son el pilar del crecimiento de la misma y si estos no son elegidos y más aún capacitados de manera correcta, pues nunca se tendrán resultados a favor de esta.
Podemos ejemplificar si se tiene en mente la apertura de un nuevo proyecto, pero todo el personal está muy ocupado por la región pues la demanda de trabajo es mucha se debe contratar personal adicional que posicionen el proyecto como esperamos, muchas veces para que esto funcione se debe elegir entre el personal que se va contratar y si tenemos muchos prospectos pues la portabilidad de elegir se vuelve muy estricta por lo tanto se hará un análisis muy exhaustivo para completar la contratación con el personal que tendrá una responsabilidad mayor, pues de este va depender el desarrollo de este proyecto o bien su fracaso.
Es así como se maneja los ámbitos cualitativos, cuantitativos y de toma de decisiones en la empresa de transportes donde actualmente laboro y donde todos los días la administración está presente como disciplina para tener los mejores resultados y con ellos mejores entradas de dinero para que sea rentable.
En la toma de decisiones es cuando se intervienen todos los valores y sentidos éticos, aquí englobamos que podemos tomar decisiones buenas o malas y con ellas gozar de triunfos o aceptar errores y corregir. El sentido ético debe estar desarrollado y buscar el bien común tanto personal como social no olvidar la misión y visión de la empresa, siempre nos dará un panorama más amplio y objetivo.
Al momento de contratación de nuevo personal se debe velar por los intereses de la empresa más que de los personales, pues los empleados son el pilar del crecimiento de la misma y si estos no son elegidos y más aún capacitados de manera correcta, pues nunca se tendrán resultados a favor de esta.
Podemos ejemplificar si se tiene en mente la apertura de un nuevo proyecto, pero todo el personal está muy ocupado por la región pues la demanda de trabajo es mucha se debe contratar personal adicional que posicionen el proyecto como esperamos, muchas veces para que esto funcione se debe elegir entre el personal que se va contratar y si tenemos muchos prospectos pues la portabilidad de elegir se vuelve muy estricta por lo tanto se hará un análisis muy exhaustivo para completar la contratación con el personal que tendrá una responsabilidad mayor, pues de este va depender el desarrollo de este proyecto o bien su fracaso.
Es así como se maneja los ámbitos cualitativos, cuantitativos y de toma de decisiones en la empresa de transportes donde actualmente laboro y donde todos los días la administración está presente como disciplina para tener los mejores resultados y con ellos mejores entradas de dinero para que sea rentable.
En la toma de decisiones es cuando se intervienen todos los valores y sentidos éticos, aquí englobamos que podemos tomar decisiones buenas o malas y con ellas gozar de triunfos o aceptar errores y corregir. El sentido ético debe estar desarrollado y buscar el bien común tanto personal como social no olvidar la misión y visión de la empresa, siempre nos dará un panorama más amplio y objetivo.
Recordemos que debemos ser administradores con valores que den un agente de cambio en el aspecto social y así poder generar empleos poder fomentar el trabajo en equipo poder tener una empresa que resuelva las necesidades de la sociedad a precios accesibles y el mejoramiento del desarrollo económico de México
Fuentes de consulta:
Desconodio . (DOMINGO, 15 DE FEBRERO DE 2009). ADMINISTRACION II, INGENIERIA EN TRANSPORTE. 2015, de Blog Sitio web: http://administracion2transporte.blogspot.mx/2009/02/el-control.html
Desconodio . (DOMINGO, 15 DE FEBRERO DE 2009). ADMINISTRACION II, INGENIERIA EN TRANSPORTE. 2015, de Blog Sitio web: http://administracion2transporte.blogspot.mx/2009/02/el-control.html
Ana Isabel Bastos Boubeta. (2007). Transporte de productos. En 1(88). Vigo: Ideaspropias Editorial.
MARCO CAMPUZANO. (MARZO 2015). TELCEL Y MOTOROLA ROMPEN RELACIONES... 2015, de REVISTA GADGETS Sitio web: http://gadgetsmexico.mx/telcel-y-motorola-rompen-relaciones/
